Claves para no tener problemas en una audiencia virtual

Tomado de: Ámbito Jurídico.

Antes de la audiencia

1. Correo electrónico y enlace para acceso: es importante que los apoderados judiciales, partes y demás intervinientes e interesados en acceder a una audiencia virtual revisen su correo electrónico con anticipación, hay que constatar que haya llegado el enlace de acceso a la diligencia. Verifique si debe descargar alguna aplicación para poder conectarse; de ser así, hágalo con un día de anticipación y pruébela.
2. Prepare los documentos: es recomendable remitir a la autoridad judicial, con por lo menos tres días de antelación, los documentos para incorporar a la audiencia virtual. Indague cuál es el formato preferido por el despacho para recibir documentos (regularmente los archivos en formatos PDF son los ideales) e indique el número de expediente y la identificación de la parte o el administrado. Asegúrese de que sus archivos sean fáciles de encontrar en su computador o de manera física, para no perder tiempo buscándolos en medio de la sesión.
3. Presentación personal y entorno: que lo que brille en la diligencia sea su intervención y cómo se ve. Lo preferible es mostrar una apariencia profesional. Existen historias de personas que han transmitido en vivo usando pijamas o ropa informal.

Esto mismo aplica para la estética del entorno en donde estará ubicado al momento de la diligencia. Procure que sea un lugar iluminado, en donde, en la medida de lo posible, no exista interferencia de otras personas o sonidos exteriores que puedan generar distracciones. De no ser posible, la parte visual se puede mejorar haciendo uso de diferentes fondos que existen en las aplicaciones en las que se transmiten las audiencias, pero que sean serios, recuerde el caso del abogado que apareció con rostro de gato.

Por otro lado, mantenga la vista en la cámara, logrará que se genere una mayor conexión con los demás participantes de la diligencia.

Si tiene niños pequeños o mascotas verifique que estén en un lugar aparte y seguros, con el fin de que no lo interrumpan. En caso de que esté interviniendo, no pierda el hilo de sus argumentos, como le sucedió a un abogado atacado por su gato.

4. Pruebas técnicas: lo ideal es que antes de la audiencia esté preparado y tenga tiempo para realizar pruebas con todos los dispositivos. El equipo de cómputo, tableta o móvil utilizado deberá contar con audio y video que permitan visualizar la diligencia e intervenir en la misma. Revise la plataforma de videoconferencia por lo menos 15 minutos antes de la sesión. Encienda su cámara, haga pruebas de audio con el micrófono y los auriculares o parlantes, posiciónese en un buen ángulo frente a la cámara y en un lugar en donde se sienta cómodo y tranquilo.
5. Tenga un plan de respaldo: la tecnología falla, eso lo sabemos todos, por eso tenga a mano un respaldo. La conexión a internet puede ser irregular en los hogares con muchos usuarios, así que mantenga cerca un repetidor de señal. Aliste otro dispositivo desde el cual pueda transmitir.

Durante la audiencia

1. Siga los protocolos de las audiencias presenciales: durante el desarrollo de la audiencia virtual atienda los deberes, protocolos y conductas exigidos para  las audiencias físicas, como no consumir alimentos, respetar el uso de la palabra, mantener un trato digno.
2. Identificación: tenga a mano sus documentos de identidad, el juez puede pedirle identificarse con el documento de identidad o su tarjeta profesional al inicio de la audiencia.
3. Intervenciones: la llegada de los juicios virtuales no solo plantea problema tecnológicos y procesales, también exige de los abogados que intervienen habilidades por las que no habían tenido que preocuparse. Recuerde que el juez siempre va a ser el director de la diligencia, por lo tanto no intervenga sin que se le haya autorizado.

Es recomendable mantener apagado el micrófono mientras otra persona esté con el uso de la palabra, para no interrumpir o afectar la intervención de otros. A través del chat de la aplicación puede pedir al juez el uso de la palabra y adjuntar documentos. Si en su caso requiere de un intérprete, es recomendable avisar al despacho con tiempo, porque esto podría requerir una preparación previa.

4. Etapa probatoria: en etapa probatoria o en cualquier momento en que se practiquen pruebas se debe tener encendida la cámara. Tratándose de testigos, accederán a la audiencia virtual en el momento en que el juez disponga. El retiro de la audiencia virtual, tal como acontece en la audiencia física, debe ser autorizado por el juez.

Después de la audiencia virtual

1. Grabación: la actuación adelantada es grabada por el despacho, en los términos del numeral 4 del artículo 107 del Código General del Proceso. Entonces tenga claro que obrará como prueba de lo acontecido en la diligencia, espere a su finalización y tenga apagado su micrófono hasta que se desconecte.
2. Acceso a la grabación: aquellos usuarios interesados en obtener dicha grabación podrán consultarla en el enlace del proceso que les fue remitido con la citación a la audiencia, o solicitarla a la secretaría del despacho.